【二十四節気：穀雨(こくう)：4/20~5/4頃】
田んぼや畑の準備が整い、それに合わせるように、柔らかな春の雨が降る頃。この頃より変りやすい春の天気も安定し日差しも強まる。
【七十二候：牡丹華（ぼたんはなさく）：4/30~5/4頃】
百花の王である牡丹が開花し始める頃。美しく、存在感があり堂々としている牡丹。中国では、国の代表花として牡丹があげられ、数え切れないほどの逸話や美術に登場する。
おはようございます。
本日は議事録について。
おととい行われたミーティングでは、私が議事録を取りました。
私はミーティングがあると議事録を取るようにしています。
そこでふと思いました。
”議事録を何故取っているのだろう”と。
辞書で議事録の意味を調べてみると、
”会議の討議状況の記録。”
と書いてありました。あくまで定義のみですね。
役割までは書いてありません。
私の考える、議事録の存在意義は以下の通りです。
・会議の参加者が備忘録として活用する為
・会議の内容を残すことで、その会議に参加していない人も議事録を通じて会議の内容を把握する為
・会議の内容で決まった次の行動を実際に移せるようにする為
更に簡略化すると、
・記録
・共有
・次への行動リスト
上記の3点に集約されると思います。
また、私は議事録はただ書くだけでなく、会議終了後に編集をする必要があると考えています。
何故ならただ会議の内容を時系列に沿って書くだけなら、誰でもできるし、上記の様な役割を果たすことは難しいからです。
では、何をするべきか。
私は3ステップで編集を行う必要があると思います。
その3つとは以下の通りです。それぞれ説明していきましょう。
①簡略化と結合
②まとめ欄を作る
③目次・大見出しの作成
ステップ1の簡略化について。
会議というのは、大体の会議の内容に被る部分やあまり重要でない部分が出てくると思います。
そうした部分は共通項としてまとめたり、議事録として見返す必要のない部分は思い切って消してしまいます。
そうすると文字数も減り、よりシンプルな議事録となります。
ステップ2のまとめ欄について。
議事録の最後には、改めてその会議の核となる部分を表記して、次の行動に移すToDoリストの様なものを作る必要があります。
例えば、その会議の中で一番知ったほうがいい事、重要な決定事項や方向性があれば、箇条書きにして書き出します。
そしてその重要なことや業務に関しては確実が行う必要があるので、ToDoリストとして書き出します。
そのToDoリストは必ず各自に担当を持たせることが重要になります。
全員でやることであれば、その具体的なToDoに”担当：全員”と書く必要がありますし、そのToDoが個人で担当がつく場合は、”業者の見積もりの確認をする 担当：池田 期限：5月6日(日)”と行った場合にその行動の責任者と期限を決めた方が良いでしょう。
こうすることで大事な点は二度見られることになり、より記憶に残りやすくなります。
更に具体的な行動に移せるようになるでしょう。
ステップ3の目次・大見出しの作成について。
まとめが作り終わったら、大体の書く内容は完了しているはず。
そこで、目次と大見出しを作りましょう。
まずは大見出しから作る必要があります。
これはその会議の議題に上がった大きなタイトルを指します。
例えば、重要な取引先との今後の付き合い方に関しては”⒈〜社との今後の協賛事項について”という大見出しが出来上がるはずです。
言い換えると、トピックということになるでしょうか。
それぞれ時系列で⒈⒉⒊・・と行った具合に数字を割り振り、字を大きめにするとより見やすいでしょう。
更に、大見出しに対する小見出しがある場合は、⑴、⑵、⑶・・・という様にカッコ付きの数字を使うと良いでしょう。
最後に、目次を作ります。
目次は大見出しのタイトルを付けるだけ。
目次は議事録の頭の部分に付けます。
そうすることで、今回の議事録で見返したい内容がどこにあるのかを見返すことができます。
これで全体の議事録の内容は終了です。
上記の様に議事録というのは、そのままの内容を書き写すだけでなく、その内容を編集することが重要となります。
議事録の最終的なゴールは具体的な行動に移し、結果を出すこと。
ここまで考えて記事録を作れば、より重要なツールとなるでしょう。
やはり何事も”何故それを行うのか”を考え、自分なりの答えを出して”それ”を行うことが重要ですね。
これからも議事録を取る際は、上記の流れを意識して行い、更に進化させて行きたいと思います。
それでは。