【二十四節気：穀雨(こくう)：4/20~5/4頃】
田んぼや畑の準備が整い、それに合わせるように、柔らかな春の雨が降る頃。この頃より変りやすい春の天気も安定し日差しも強まる。
【七十二候：霜止出苗（しもやみてなえいずる）：4/25~4/29頃】
暖かくなり、霜も降らなくなり、苗がすくすくと育つ頃。田植えの準備が始まり、活気にあふれている農家の様子が連想できる言葉です。
おはようございます。
本日は効率化について。
最近、職場で無駄を感じることが多いです。
導入されている様々なものに対してや、館内全体の無駄なものの多さに対してです。
捨てても捨ててもものが出てくる。そんな感じでしょうか。
その謎の仕組みのお陰で、1時間掛かるものが2時間掛かってしまうこともしばしば。
本当に勿体無いなあと思うことがしばしば。
これは正に先人達が遺してきた、負の遺産。
この悪い遺産達を捨てて、改善をすることでいい方向に持っていこうとしているのです。
そこで浮かんで来た言葉は、効率化という言葉です。
効率化とはなんでしょうか。
効率という言葉に、接尾辞の「化」がついた言葉です。
では効率とはなんでしょうか。
辞書で出てきたのは下記の通りです。
ーーーーー
① 機械作業などをする際に，その仕事量とそれを行うのに要したエネルギー量との比。「熱―」
② （費やした労力に対する）仕事のはかどりぐあい。仕事の能率。「―のよい作業方法」
ーーーーー
両方が述べているのは、自分の費やしたエネルギーや量に対して、どれだけのことを進められたのかといった所でしょうか。
少ないエネルギーでどれだけの成果を出すことができたのか、と言えるのかもしれません。
それでいうと、現在の職場は費やしたエネルギー量の割には、進んでいないということがしばしば。
通常よりも膨大なエネルギー量を用いて、物事を進めるイメージでしょうか。
それでは、何故人は効率化をするのでしょうか。
私は時間を掛けるべきものに時間を費やす為だと思います。
時間を費やさなくてもいいものに対してはなるべく時間を割かず、心を込めて取り組みたいものに対しては時間を割くからだと考えます。
では効率化をするにはどうすればいいのでしょうか。
先日のブログでは、最初の効率化はひたすらものを減らすことだと述べました。
次に私が考える効率化は、”仕組み化”だと思うのです。
それは、色々なものを仕組み化すること。
特に感じているのは、既に存在していることです。
例えば、予約票。
予約を承る際に、抜け漏れしがちな項目をあらかじめ入れておく。
例えば、朝食時間を聞き忘れない様に朝食時間欄を設けたり、食べ物のアレルギーを聞き忘れない様にアレルギー欄を作っておくことです。
そうすることで、聞き忘れた際の二度聞き防ぐことが出来ますし、ミスを防ぐことが出来ます。
本来一回で終わることを二回掛けない様な仕組みを作ってあげること。
これも立派な仕組み化だと思います。
現在の環境でいうと、”その人から知らない”ということも多々あります。
”それはどこに置いてあるのか””その代理店に対する支払いルールはどうなっているのか”等。
その場合は、その知っている人に聞かないと次に進むことだできません。
しかし、その情報に関して皆がみれば分かるというものマニュアルの様なものがあればどうでしょうか。
その人に聞かずに済みますし、それをみれば分かるので時間が短縮できるかもしれません。
これも立派な効率化ですね。
確かに、マニュアルや仕組みを作る時は少し時間が掛かるかもしれません。しかし今後のことを考えると、先に時間を掛けてしまった方が後々の圧倒的な時間短縮に繋がるのです。
だから私は仕組みを作ることはとても有効な効率化だと思うのです。
皆さんも身の回りを見渡してみると、仕組みで時間を短縮できることがたくさんあるはず。
それを探して、実際に仕組み化してみてはいかがでしょうか。
私もこれからもどんどん仕組みを作っていきます。
それでは。